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La ciudad de Luneburgo procesa diariamente un gran número de documentos entrantes por correo tradicional. El objetivo era digitalizar el correo entrante de forma más eficiente y asignar los documentos de forma más rápida, segura y clara a los departamentos adecuados.
El reto
Las autoridades públicas se enfrentan a retos particulares a la hora de digitalizar los procesos administrativos:
- Elevado número de documentos físicos entrantes
- Estrictas obligaciones de protección de datos y verificación
- Diferentes formatos y estados de los documentos
- Pasos manuales en la bandeja de entrada que consumen mucho tiempo
En el proceso existente, los documentos se sellaban primero, se preclasificaban manualmente y se preparaban para el escaneado con etiquetas u hojas separadoras. Estos pasos eran propensos a errores, consumían mucho tiempo y dificultaban un flujo de trabajo digital coherente.
El objetivo era escanear el correo entrante en el menor número de pasos posible y automatizar la posterior asignación digital.
La solución
La ciudad de Luneburgo se decidió a favor de utilizar el dispositivo móvil de etiquetado por inyección de tinta jetStamp® 1025 de REINER.
Desde entonces, se imprimen dos informaciones directamente en el documento en un solo paso en la sala central de correo:
- el clásico sello de entrada
- un código de barras individual para su posterior asignación digital
El código de barras se selecciona previamente en el dispositivo e identifica al departamento responsable. Dado que los documentos entrantes son muy diversos, el jetStamp® 1025 puede colocarse de forma flexible en cualquier lugar. La impresión se realiza con sólo pulsar un botón, sin etiquetas, hojas separadoras ni ayudas adicionales.
Para documentos similares también existen Estaciones de liberación automática se utilizan. Garantizan un posicionamiento reproducible de la impresión y alivian la carga ergonómica de los empleados.
Una vez etiquetado, el documento se escanea. El software posterior lee el código de barras y asigna automáticamente el documento al departamento correcto.
Resultado
El uso del jetStamp® 1025 ha simplificado considerablemente el proceso de recepción de correo:
- Fusión de varias fases de trabajo en un solo proceso de impresión
- Reducción del trabajo manual de clasificación y preparación
- Asignación digital automática de documentos
- Menos errores en el proceso de escaneado y archivado
- Se acabaron las etiquetas y los separadores
Todo el flujo de trabajo, desde la apertura del sobre hasta el archivado digital, es ahora más ágil, rápido y fiable.
Conclusión
Con el jetStamp® 1025, la ciudad de Lüneburg ha optado por una solución móvil "todo en uno" para el etiquetado de documentos en el correo entrante. La sencilla adaptación del proceso existente contribuye significativamente al éxito de la digitalización, reduce la carga de trabajo y aumenta la fiabilidad del proceso.
La impresión directa del sello de recepción y del código de barras permite un procesamiento posterior eficaz y sin papel, justo donde empieza: directamente cuando se recibe el documento.
Solución utilizada:
Impresora móvil de codificación y marcaje por chorro de tinta jetStamp® 1025 con estación de liberación
Ámbito de aplicación:
Correo entrante, escaneado y tratamiento digital de documentos en las administraciones públicas
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