Kunde
Die Stadt Lüneburg verarbeitet täglich eine große Anzahl eingehender Dokumente über den klassischen Postweg. Ziel war es, den Posteingang effizienter zu digitalisieren und Dokumente schneller, sicherer und eindeutig den richtigen Fachabteilungen zuzuordnen.
Die Herausforderung
Bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen stehen Behörden vor besonderen Anforderungen:
- Hohe Anzahl physischer Eingangsdokumente
- Strenge Datenschutz- und Nachweispflichten
- Unterschiedliche Dokumentformate und -zustände
- Zeitaufwendige manuelle Arbeitsschritte im Posteingang
Im bestehenden Prozess wurden Dokumente zunächst gestempelt, manuell vorsortiert und anschließend mit Etiketten oder Trennblättern für den Scan vorbereitet. Diese Schritte waren fehleranfällig, zeitintensiv und erschwerten einen durchgängigen digitalen Workflow.
Ziel war es, den Posteingang mit möglichst wenigen Handgriffen scanfähig zu machen und die spätere digitale Zuordnung zu automatisieren.
Die Lösung
Die Stadt Lüneburg entschied sich für den Einsatz des mobilen Inkjet-Kennzeichnungsgeräts jetStamp® 1025 von REINER.
Bereits in der zentralen Poststelle werden seitdem zwei Informationen in einem Schritt direkt auf das Dokument gedruckt:
- der klassische Eingangsstempel
- ein individueller Barcode für die spätere digitale Zuordnung
Der Barcode wird vorab am Gerät ausgewählt und kennzeichnet die zuständige Abteilung. Da die eingehenden Dokumente sehr unterschiedlich sind, kann der jetStamp® 1025 flexibel an beliebiger Stelle angesetzt werden. Der Druck erfolgt per Knopfdruck – ohne Etiketten, Trennblätter oder zusätzliche Hilfsmittel.
Für gleichartige Dokumente kommen zusätzlich automatische Auslösestationen zum Einsatz. Diese sorgen für eine reproduzierbare Positionierung des Drucks und entlasten die Mitarbeitenden ergonomisch.
Nach dem Kennzeichnen wird das Dokument gescannt. Die nachgelagerte Software liest den Barcode aus und ordnet das Dokument automatisch der richtigen Abteilung zu.
Ergebnis
Durch den Einsatz des jetStamp® 1025 konnte der Posteingangsprozess deutlich vereinfacht werden:
- Zusammenführung mehrerer Arbeitsschritte in einem Druckvorgang
- Reduzierung manueller Sortier- und Vorbereitungsarbeiten
- Automatische digitale Zuordnung der Dokumente
- Weniger Fehler im Scan- und Ablageprozess
- Keine Etiketten oder Trennblätter mehr erforderlich
Der gesamte Workflow – vom Öffnen des Briefumschlags bis zur digitalen Ablage – ist heute schlanker, schneller und zuverlässiger.
Fazit
Mit dem jetStamp® 1025 setzt die Stadt Lüneburg auf eine mobile All-in-One-Lösung für die Dokumentenkennzeichnung im Posteingang. Die überschaubare Anpassung des bestehenden Prozesses trägt wesentlich zur erfolgreichen Digitalisierung bei, reduziert den Arbeitsaufwand und erhöht die Prozesssicherheit.
Der Direktdruck von Eingangsstempel und Barcode ermöglicht eine effiziente, papierlose Weiterverarbeitung – genau dort, wo sie beginnt: direkt beim Eingang des Dokuments.
Eingesetzte Lösung:
Mobiler Inkjet-Kennzeichnungsdrucker jetStamp® 1025 mit Auslösestation
Anwendungsbereich:
Posteingang, Scannen & digitale Dokumentenverarbeitung in Behörden
