Client
La ville de Lüneburg traite chaque jour un grand nombre de documents entrants par la voie postale classique. L'objectif était de numériser plus efficacement le courrier entrant et d'attribuer les documents plus rapidement, de manière plus sûre et sans équivoque aux bons services spécialisés.
Le défi
En matière de numérisation des processus administratifs, les autorités sont confrontées à des exigences particulières :
- Nombre élevé de documents physiques entrants
- Des obligations strictes en matière de protection des données et de preuve
- Différents formats et états de documents
- Étapes manuelles fastidieuses dans la boîte de réception
Dans le processus existant, les documents étaient d'abord tamponnés, pré-triés manuellement, puis préparés pour la numérisation à l'aide d'étiquettes ou d'intercalaires. Ces étapes étaient sources d'erreurs, prenaient beaucoup de temps et rendaient difficile un flux de travail numérique continu.
L'objectif était de rendre la boîte de réception numérisable en un minimum de manipulations et d'automatiser le classement numérique ultérieur.
La solution
La ville de Lüneburg a décidé d'utiliser le mobile de marquage à jet d'encre jetStamp® 1025 de REINER.
Dès le bureau de poste central, deux informations sont depuis lors imprimées directement sur le document en une seule étape :
- le cachet de réception classique
- un code-barres individuel pour l'attribution numérique ultérieure
Le code-barres est sélectionné au préalable sur l'appareil et identifie le service compétent. Comme les documents entrants sont très variés, le jetStamp® 1025 peut être placé de manière flexible à n'importe quel endroit. L'impression s'effectue par simple pression sur un bouton - sans étiquettes, intercalaires ou autres outils supplémentaires.
Pour les documents de même nature, il faut en outre postes de déclenchement automatique sont utilisés. Ceux-ci assurent un positionnement reproductible de l'impression et soulagent les collaborateurs sur le plan ergonomique.
Après le marquage, le document est scanné. Le logiciel en aval lit le code-barres et attribue automatiquement le document au bon service.
Résultat
L'utilisation du jetStamp® 1025 a permis de simplifier considérablement le processus de réception du courrier :
- Regroupement de plusieurs étapes de travail en une seule opération d'impression
- Réduction des tâches manuelles de tri et de préparation
- Attribution numérique automatique des documents
- Moins d'erreurs dans le processus de numérisation et de classement
- Plus besoin d'étiquettes ou d'intercalaires
L'ensemble du flux de travail - de l'ouverture de l'enveloppe au classement numérique - est aujourd'hui plus léger, plus rapide et plus fiable.
Conclusion
Avec le jetStamp® 1025, la ville de Lüneburg mise sur une solution mobile tout-en-un pour le marquage des documents dans la boîte de réception. L'adaptation gérable du processus existant contribue largement à la réussite de la numérisation, réduit la charge de travail et augmente la sécurité du processus.
L'impression directe du tampon d'entrée et du code-barres permet un traitement ultérieur efficace et sans papier - exactement là où il commence : directement à l'entrée du document.
Solution mise en œuvre :
Imprimante mobile de marquage à jet d'encre jetStamp® 1025 avec poste de déclenchement
Champ d'application :
Réception, numérisation & traitement numérique des documents dans les administrations publiques
