Papierbasierte Prozesse im Posteingang lassen sich mit mobilen REINER Direktdruckgeräten einfach, sauber und prozesssicher kennzeichnen. Datum, Uhrzeit, Text und Barcode werden direkt auf das Dokument gedruckt – als klassischer Posteingangsstempel und gleichzeitig als elektronisch lesbares Trennmerkmal für die digitale Weiterverarbeitung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Im Posteingang und in der internen Dokumentenverwaltung müssen Informationen schnell, eindeutig und nachvollziehbar gekennzeichnet werden. Ob Posteingangsstempel oder Trennmerkmal für die digitale Archivierung – die Kennzeichnung muss flexibel, sauber und prozesssicher erfolgen.
Typische Anforderungen:
- Posteingangsstempel mit Datum und Uhrzeit
- Zuordnung zu Abteilungen oder Bearbeitern
- Kennzeichnung mit Trennmerkmal (1D oder 2D Barcode)
- schnelle Markierung
- dokumentenechte Beschriftung
- Erfüllung revisions- und rechtssichererer Anforderungen
Typische Herausforderungen:
- manuelle Stempelprozesse sind inhaltlich unflexibel
- vorgedruckte Etiketten und Trennseiten verursachen zusätzlichen Aufwand
- Etiketten benötigen Platz in Akten und Ordnern
- Verbrauch von Etiketten, Trägermaterial und zusätzlichem Papier erhöht den Materialeinsatz
- manuelle Datumswechsel können vergessen werden
- mehrere Handstempel erschweren einheitliche Abläufe
Ein Abdruck. Alle Informationen.
Mit REINER entfallen Aufkleber, Trennseiten und mehrere Handstempel. Das spart Zeit, reduziert Verbrauchsmaterial und unterstützt effizientere Abläufe in Posteingang, Scanstelle und Dokumentenmanagement.
Datum, Uhrzeit, Text oder Abteilungsangabe werden direkt auf dem Dokument angebracht. Zusätzlich zum Posteingangsvermerk wird ein Barcode aufgedruckt, der für die digitale Weiterverarbeitung in der Scanstelle genutzt werden kann. So wird aus dem klassischen Posteingangsstempel ein digital lesbares Trennmerkmal für Ihre weitere Verarbeitung.
So einfach funktioniert es
1. Druckbild auswählen
Zum Beispiel „Posteingang“, „Scanstelle“ oder eine Fachabteilung.
2. Dokument bedrucken
Der Abdruck erfolgt direkt auf Papier – ohne Etikett und ohne Trennblatt.
3. Weiterverarbeiten
Der Barcode kann zur digitalen Zuordnung oder Trennung im Scanprozess genutzt werden.
Warum Direktdruck statt Etiketten oder Handstempel?
Mit mobilem Direktdruck kennzeichnen Sie Posteingangsdokumente – ohne Handstempelkarussell, Stempelkissen, Etiketten oder Trennseiten. Durch die elektronische Steuerung wird die Prozesssicherheit erhöht und auch kein Datumswechsel mehr vergessen.
| Klassische Lösung | REINER Direktdruck |
|---|---|
| separater Handstempel notwendig | ein Gerät für Datum, Uhrzeit, Text und Barcode |
| Etiketten oder Trennseiten erforderlich | Posteingangsvermerk direkt auf dem Dokument |
| zusätzlicher Materialeinsatz | Barcode als Trennmerkmal für Scanprozesse |
| feste Stempelklischees | flexibel anpassbare Druckinhalte |
| wenig Flexibilität bei wechselnden Inhalten | gespeicherte Druckbilder für verschiedene Abteilungen oder Anwendungen |
| mehr Platzbedarf im Ordner oder Archiv | Blattstärke wird nicht beeinflusst |
Technische Besonderheiten – Warum sich der Wechsel lohnt
- klare, kontrastreiche Abdrucke auf Papier
- variable Daten wie Datum, Uhrzeit, fortlaufende Nummer und Barcode als Trennmerkmal
- autarkes System, optional mit Anbindung an bestehende Systeme
- zertifizierte dokumentenechte Tinte
- Unterstützung von Anforderungen nach BSI TR-Resiscan 03138
- Darkscan zur automatischen Weiterleitung
- hohe Reichweite der Tintenpatrone
- mobile Anwendung direkt am Arbeitsplatz oder in der Scanstelle
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