Etiquetar documentos y correo recibido desde el móvil
Imprimir cartas, formularios y documentos recibidos directamente con la fecha, la hora, el texto o un código de barras: de forma flexible, con tinta resistente al agua y sin necesidad de etiquetas adicionales.
Con los dispositivos de marcado móviles de REINER, podrá imprimir directamente en papel la fecha de recepción, la hora, notas personalizadas y códigos legibles por máquina. De este modo, se pueden crear sellos de recepción clásicos, identificaciones de departamento y características de clasificación digitales con un único dispositivo. Ya no se necesitan etiquetas separadas, hojas separadoras ni varios sellos individuales.
Requisitos para el servicio de correo y la administración
Resumen de los requisitos
Las cartas, los formularios y los documentos que se reciben deben identificarse de forma inequívoca inmediatamente después de su recepción. Es importante que todos los datos sean fácilmente legibles, duraderos y aptos para las fases de trabajo posteriores. Los dispositivos móviles de impresión directa permiten realizar un etiquetado uniforme directamente sobre el documento. Además de la fecha y la hora, también se pueden incluir en la impresión indicaciones de tramitación, datos del departamento o códigos de barras.
Requisitos típicos
- Registrar de forma fiable la fecha de recepción y la fecha de tramitación
- Asignar documentos a un departamento o a una persona responsable
- Añadir códigos 1D o 2D para los sistemas posteriores
- Generar impresiones válidas para documentos oficiales
- apoyar procesos transparentes y conformes a los requisitos de auditoría
Retos típicos
- Los sellos mecánicos solo se pueden adaptar de forma limitada a contenidos variables
- Las etiquetas y los separadores deben prepararse, almacenarse y clasificarse correctamente
- Las pegatinas y el papel adicional aumentan el consumo de material
- Las etiquetas pueden hacer que el almacenamiento y el archivo sean más exhaustivos
Ejemplos de etiquetado móvil de documentos
Casos prácticos
Nota de recepción
Para una asignación inequívoca en los procesos posteriores
Sellos de recibo en papeles, cartas y sobres
Sello digital de entrada para procesos limpios
Directamente en el documento, sin necesidad de herramientas adicionales
Comparativa de la impresión directa
En la impresión directa móvil, todos los datos necesarios se imprimen directamente sobre el papel. De este modo, se eliminan muchos pasos del proceso que son necesarios con los sellos mecánicos, las etiquetas y las hojas separadoras. La fecha y la hora se introducen electrónicamente. Se pueden guardar diferentes plantillas de impresión y seleccionarlas en función del documento, el departamento o el caso de uso.
Proceso seguido hasta ahora
Impresión directa REINER para dispositivos móviles
varios sellos para distintos datos
Fecha, hora, texto y código de barras en un solo dispositivo
Preparar etiquetas o separadores
Imágenes de impresión guardadas y disponibles de forma centralizada
consumo adicional de pegatinas y material de soporte
solo tinta como material de consumo
textos fijos de los sellos
Seleccionar y adaptar los contenidos de forma flexible
Funciones para el uso diario de documentos
Para obtener un resultado de impresión fiable
Características adicionales:
- Códigos de barras 1D y 2D
- Tinta certificada a prueba de documentos
- Apoyo a los procesos según la norma BSI TR-03138 RESISCAN
- Función «Darkscan» para el reenvío automático
Ejemplo práctico
De la práctica
La ciudad de Luneburgo procesa diariamente un gran número de documentos entrantes a través del correo tradicional. El objetivo era organizar el correo entrante de forma más eficiente con la ayuda del jetStamp® 1025 y asignarlo claramente a los departamentos adecuados.
Resultado:
- Fusión de varias fases de trabajo en un solo proceso de impresión
- Reducción del trabajo manual de clasificación y preparación
- Asignación digital automática de documentos
- Menos esfuerzo en el proceso de escaneado y archivado
- Se acabaron las etiquetas y los separadores
Dispositivos adecuados para correo entrante, formularios y documentos
Nuestra solución
Empresas, autoridades y proveedores de servicios utilizan la impresión directa REINER para codificar documentos de forma rápida, limpia y a prueba de falsificaciones en el correo entrante o en el día a día. Los dispositivos móviles sustituyen a los sellos tradicionales y garantizan un proceso estandarizado y profesional.
jetStamp® 1025
Aplicación flexible de sellos de bandeja de entrada y separadores
Con el jetStamp 1025, los documentos pueden etiquetarse de forma rápida y fiable con sellos de entrada, códigos de barras, fechas o separadores. Los documentos entrantes pueden codificarse directamente en el momento de su recepción, lo que permite asignar claramente los documentos y estructurar los procesos de trabajo.
✓ Altura de impresión de hasta 25 mm
✓ Función automática de fecha y hora
✓ Textos de sellos y separadores personalizados
✓ Ideal para la sala de correo, la administración y la oficina
jetStamp® 1025 sense
Escanee documentos y etiquételos directamente con un sello de entrada
El jetStamp 1025 sense combina un escáner de códigos de barras y la impresión directa en un solo dispositivo. Los documentos o códigos se pueden capturar primero y después etiquetar automáticamente con un sello o separador de correo entrante. Esto permite documentar rápidamente los documentos entrantes y asignarlos digitalmente.
✓ Escáner integrado para documentos y códigos
✓ Altura de impresión de hasta 25 mm
✓ Etiquetado automático de fecha y hora
✓ Ideal para salas de correo y procesos de documentos digitales
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Existe una alternativa moderna al clásico sello de fecha y recibo?
Sí, un sistema móvil de impresión directa sustituye por completo a los sellos mecánicos. La fecha, la hora y otros datos se generan automáticamente y se imprimen directamente en el documento, de forma limpia, legible y sin ajustes manuales.
¿Puede la impresión directa móvil sustituir por completo a un sello de entrada clásico?
Sí, la impresión directa móvil puede sustituir por completo a los sellos convencionales de fecha y recibo.
En lugar de sellos mecánicos, la huella se imprime directamente en el documento: claramente legible, siempre precisa y sin necesidad de ajustar manualmente la fecha o el texto.
Así se evitan desajustes, sellos borrosos o ajustes de fecha olvidados.
Esto garantiza una mayor eficacia y trazabilidad, especialmente en el buzón de autoridades, administraciones e instituciones públicas.
¿Se pueden imprimir automáticamente la fecha y la hora en la bandeja de entrada?
Sí, la fecha y la hora se generan automáticamente y no es necesario ajustarlas manualmente.
También puede integrarse:
- Número de expediente
- Números de tratamiento
- Etiquetado de departamentos
- Números consecutivos
Esto aumenta la fiabilidad del proceso en el correo entrante y reduce las fuentes de error.
¿Es la impresión de los documentos a prueba de manchas y permanentemente legible?
Sí, con la tinta adecuada a prueba de documentos (certificada), la impresión es permanentemente legible en papel y adecuada para documentos oficiales.
¿Puedo guardar varias plantillas de sellos para distintos departamentos?
Sí, se pueden guardar varias plantillas de sellos y seleccionarlas con flexibilidad a través de la pantalla integrada en el dispositivo.
Por ejemplo:
- Bandeja de entrada
- Autoridad de edificación
- Contraloría
- Oficina de orden público
- Departamento de personal
Esto permite utilizar el dispositivo de forma centralizada y ahorrar varios sellos individuales.
¿Es el aparato adecuado para el uso diario en la bandeja de entrada?
Sí, el dispositivo está diseñado para un uso habitual en entornos administrativos y de oficina.
Funciona:
- limpiar
- Bajo nivel de ruido
- preciso
- Sin cinta ni almohadilla de tinta
Esto la hace ideal para su uso permanente en bandejas de entrada o centros de procesamiento.
¿Puede integrarse fácilmente la impresión directa en los procesos existentes de recepción de correo?
Sí, la impresión directa móvil no requiere ninguna instalación compleja.
Sí que puede:
- puede utilizarse directamente en el lugar de trabajo
- Cambiar de departamento con flexibilidad
- puede utilizarse sin integración informática
Esto significa que la impresión directa puede integrarse en los flujos de trabajo existentes sin tener que cambiar los procesos.
¿Es la impresión a prueba de documentos y adecuada para las autoridades?
Sí, ofrecemos etiquetado certificado a prueba de documentos. La impresión cumple los criterios de prueba definidos en términos de durabilidad y legibilidad y es adecuada para documentos oficiales como:
- Sello de entrada
- Avisos
- Expedientes administrativos
- Documentos de archivo
Estaremos encantados de asesorarle sobre qué combinación está certificada para sus necesidades.
¿Es la impresión permanentemente legible y apta para el archivo?
La vida útil depende del tipo de papel, la tinta y las condiciones de almacenamiento.
Ofrecemos soluciones de tinta certificada a prueba de documentos para aplicaciones administrativas.
Estaremos encantados de comprobar individualmente sus requisitos específicos en materia de archivos.
¿Puede la impresión directa simplificar los procesos administrativos existentes?
Sí, la impresión directa ahorra dinero:
- Ajuste manual de los datos del sello
- Reordenación de sellos clásicos
- huellas ilegibles o borrosas
Esto hace que los procesos sean más claros, rápidos y comprensibles.
¿Cómo pueden las autoridades locales etiquetar documentos y registros de conformidad con la ley?
Con la impresión directa móvil, los expedientes, notificaciones, formularios o documentos administrativos pueden etiquetarse de forma permanente y legible, sin necesidad de sellos o etiquetas tradicionales.
Dependiendo de la elección del dispositivo y la tinta, es posible el etiquetado rápido de documentos certificados.
Esto crea seguridad en la documentación interna y el archivo.
¿Es adecuada la impresión directa para áreas administrativas sensibles?
Sí, el sistema funciona localmente y puede utilizarse sin conexión a la nube.
Se trata de una ventaja decisiva, especialmente para las autoridades con elevados requisitos de protección de datos.
La impresión se realiza directamente en el documento, con trazabilidad y sin tratamiento externo de datos.
¿Es la solución adecuada para diferentes oficinas y departamentos?
Sí, se pueden guardar varias plantillas y utilizarlas con flexibilidad.
Esto significa que un dispositivo puede utilizarse de forma centralizada, por ejemplo para:
- Oficina del ciudadano
- Administración de edificios
- Contraloría
- Departamento de personal
- Oficina de orden público
Esto reduce el número de sellos individuales y simplifica los procesos internos.
¿Qué significa "a prueba de documentos"?
El etiquetado a prueba de documentos es permanentemente legible, a prueba de manchas y no puede cambiarse sin dejar residuos visibles. Por tanto, cumplen importantes requisitos de trazabilidad y seguridad del producto.
¿Existe una alternativa moderna al clásico sello de fecha y recibo?
Sí, un sistema móvil de impresión directa sustituye por completo a los sellos mecánicos. La fecha, la hora y otros datos se generan automáticamente y se imprimen directamente en el documento, de forma limpia, legible y sin ajustes manuales.
¿Puede la impresión directa móvil sustituir por completo a un sello de entrada clásico?
Sí, la impresión directa móvil puede sustituir por completo a los sellos convencionales de fecha y recibo.
En lugar de sellos mecánicos, la huella se imprime directamente en el documento: claramente legible, siempre precisa y sin necesidad de ajustar manualmente la fecha o el texto.
Así se evitan desajustes, sellos borrosos o ajustes de fecha olvidados.
Esto garantiza una mayor eficacia y trazabilidad, especialmente en el buzón de autoridades, administraciones e instituciones públicas.
¿Se pueden imprimir automáticamente la fecha y la hora en la bandeja de entrada?
Sí, la fecha y la hora se generan automáticamente y no es necesario ajustarlas manualmente.
También puede integrarse:
- Número de expediente
- Números de tratamiento
- Etiquetado de departamentos
- Números consecutivos
Esto aumenta la fiabilidad del proceso en el correo entrante y reduce las fuentes de error.
¿Es la impresión de los documentos a prueba de manchas y permanentemente legible?
Sí, con la tinta adecuada a prueba de documentos (certificada), la impresión es permanentemente legible en papel y adecuada para documentos oficiales.
¿Puedo guardar varias plantillas de sellos para distintos departamentos?
Sí, se pueden guardar varias plantillas de sellos y seleccionarlas con flexibilidad a través de la pantalla integrada en el dispositivo.
Por ejemplo:
- Bandeja de entrada
- Autoridad de edificación
- Contraloría
- Oficina de orden público
- Departamento de personal
Esto permite utilizar el dispositivo de forma centralizada y ahorrar varios sellos individuales.
¿Es el aparato adecuado para el uso diario en la bandeja de entrada?
Sí, el dispositivo está diseñado para un uso habitual en entornos administrativos y de oficina.
Funciona:
- limpiar
- Bajo nivel de ruido
- preciso
- Sin cinta ni almohadilla de tinta
Esto la hace ideal para su uso permanente en bandejas de entrada o centros de procesamiento.
¿Puede integrarse fácilmente la impresión directa en los procesos existentes de recepción de correo?
Sí, la impresión directa móvil no requiere ninguna instalación compleja.
Sí que puede:
- puede utilizarse directamente en el lugar de trabajo
- Cambiar de departamento con flexibilidad
- puede utilizarse sin integración informática
Esto significa que la impresión directa puede integrarse en los flujos de trabajo existentes sin tener que cambiar los procesos.
¿Es la impresión a prueba de documentos y adecuada para las autoridades?
Sí, ofrecemos etiquetado certificado a prueba de documentos. La impresión cumple los criterios de prueba definidos en términos de durabilidad y legibilidad y es adecuada para documentos oficiales como:
- Sello de entrada
- Avisos
- Expedientes administrativos
- Documentos de archivo
Estaremos encantados de asesorarle sobre qué combinación está certificada para sus necesidades.
¿Es la impresión permanentemente legible y apta para el archivo?
La vida útil depende del tipo de papel, la tinta y las condiciones de almacenamiento.
Ofrecemos soluciones de tinta certificada a prueba de documentos para aplicaciones administrativas.
Estaremos encantados de comprobar individualmente sus requisitos específicos en materia de archivos.
¿Puede la impresión directa simplificar los procesos administrativos existentes?
Sí, la impresión directa ahorra dinero:
- Ajuste manual de los datos del sello
- Reordenación de sellos clásicos
- huellas ilegibles o borrosas
Esto hace que los procesos sean más claros, rápidos y comprensibles.
¿Cómo pueden las autoridades locales etiquetar documentos y registros de conformidad con la ley?
Con la impresión directa móvil, los expedientes, notificaciones, formularios o documentos administrativos pueden etiquetarse de forma permanente y legible, sin necesidad de sellos o etiquetas tradicionales.
Dependiendo de la elección del dispositivo y la tinta, es posible el etiquetado rápido de documentos certificados.
Esto crea seguridad en la documentación interna y el archivo.
¿Es adecuada la impresión directa para áreas administrativas sensibles?
Sí, el sistema funciona localmente y puede utilizarse sin conexión a la nube.
Se trata de una ventaja decisiva, especialmente para las autoridades con elevados requisitos de protección de datos.
La impresión se realiza directamente en el documento, con trazabilidad y sin tratamiento externo de datos.
¿Es la solución adecuada para diferentes oficinas y departamentos?
Sí, se pueden guardar varias plantillas y utilizarlas con flexibilidad.
Esto significa que un dispositivo puede utilizarse de forma centralizada, por ejemplo para:
- Oficina del ciudadano
- Administración de edificios
- Contraloría
- Departamento de personal
- Oficina de orden público
Esto reduce el número de sellos individuales y simplifica los procesos internos.
¿Qué significa "a prueba de documentos"?
El etiquetado a prueba de documentos es permanentemente legible, a prueba de manchas y no puede cambiarse sin dejar residuos visibles. Por tanto, cumplen importantes requisitos de trazabilidad y seguridad del producto.
Etiquetar documentos de forma eficaz, sin sellos ni etiquetas
Materiales adecuados para esta aplicación
Acabados adecuados
Dependiendo de la superficie y de la tinta utilizada, son adecuados distintos materiales.
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