Etiquetar eficazmente el correo entrante, los formularios y los documentos
Documentos de correo entrante: sellado del correo entrante y preparación para el tratamiento digital en un solo paso
Proporcione a los procesos basados en papel un sello de correo entrante y un separador directamente en el documento. Con los dispositivos móviles de impresión directa REINER, puede etiquetar el correo entrante con la fecha, la hora y el código de barras como separador legible electrónicamente. Se acabaron las pegatinas y las páginas separadoras. Esto también mejora sus valores de CO2.
Obstáculos para el correo entrante
Por qué las soluciones estándar a menudo no son suficientes
En el correo entrante y la gestión interna de documentos, la información debe etiquetarse de forma rápida, clara y comprensible. Tanto si se trata de un sello para el correo entrante como de un separador para el archivo digital, el etiquetado debe ser flexible, limpio y fiable. Nuestros dispositivos de etiquetado no sólo sustituyen a varios sellos manuales, sino que también producen impresiones a prueba de manchas y certificadas a prueba de documentos.
Requisitos típicos
- Sello de entrada con fecha y hora
- Asignación a departamentos o agentes
- Etiquetado con separador (código de barras 1D o 2D)
- Marcaje rápido
- Etiquetado a prueba de documentos
- Cumplimiento de los requisitos legales y de auditoría
Retos típicos
- Los procesos de estampación manual son poco flexibles en cuanto al contenido
- Las etiquetas preimpresas y las páginas separadoras suponen mucho trabajo adicional.
- Menos espacio en los archivos gracias a las etiquetas
- Aumento de CO² debido al consumo de etiquetas (+material de soporte) y papel adicional
Ejemplos de impresión en la bandeja de entrada y el centro de escaneado
Casos prácticos
Matasellos de entrada con separador
Preparación para el tratamiento digital posterior (centro de escaneado)
Sellos de recibo en papeles, cartas y sobres
Sello digital de entrada para procesos limpios
¿Por qué impresión directa en lugar de etiquetas o sellos manuales?
Ventajas tecnológicas
Con la impresión directa móvil, puede etiquetar los documentos de correo entrantes, sin carrusel de sellos manual, almohadillas de sellos, etiquetas ni páginas separadoras. El sistema de control electrónico aumenta la fiabilidad del proceso y garantiza que no se olvide ningún cambio de fecha.
Solución clásica
REINER impresión directa
Se requiere un sello manual aparte
un dispositivo para fecha, hora, texto, código de barras
Se requieren etiquetas o página de separación
todo directamente como una nota en la bandeja de entrada
Utilización de material adicional
Imprima directamente en papel
Clichés de sellos fijos
Contenido de impresión flexible y personalizable
Poco espacio en la carpeta/archivo
El grosor de la hoja no se ve afectado
Características técnicas especiales de la impresión directa REINER
Etiquetado que se adapta a su material
Características adicionales:
- Impresiones nítidas y de alto contraste en papel
- Datos variables (fecha, hora, número consecutivo, código de barras como separador)
- Sistema autosuficiente (conexión opcional al sistema ERP)
- Tinta certificada a prueba de documentos
- Soporte BSI TR-Resiscan 03138
- Darkscan (reenvío automático)
- Alta gama de cartuchos de tinta
Ejemplo práctico
Aplicaciones, experiencias y consejos
La ciudad de Luneburgo procesa diariamente un gran número de documentos entrantes a través del correo tradicional. El objetivo era organizar el correo entrante de forma más eficiente con la ayuda del jetStamp® 1025 y asignarlo claramente a los departamentos adecuados.
Resultado:
- Fusión de varias fases de trabajo en un solo proceso de impresión
- Reducción del trabajo manual de clasificación y preparación
- Asignación digital automática de documentos
- Menos esfuerzo en el proceso de escaneado y archivado
- Se acabaron las etiquetas y los separadores
Etiquetas en la práctica
Aplicaciones, experiencias y consejos
Dispositivos adecuados para correo entrante, formularios y documentos
Nuestra solución
Empresas, autoridades y proveedores de servicios utilizan la impresión directa REINER para codificar documentos de forma rápida, limpia y a prueba de falsificaciones en el correo entrante o en el día a día. Los dispositivos móviles sustituyen a los sellos tradicionales y garantizan un proceso estandarizado y profesional.
jetStamp® 1025
Aplicación flexible de sellos de bandeja de entrada y separadores
Con el jetStamp 1025, los documentos pueden etiquetarse de forma rápida y fiable con sellos de entrada, códigos de barras, fechas o separadores. Los documentos entrantes pueden codificarse directamente en el momento de su recepción, lo que permite asignar claramente los documentos y estructurar los procesos de trabajo.
✓ Altura de impresión de hasta 25 mm
✓ Función automática de fecha y hora
✓ Textos de sellos y separadores personalizados
✓ Ideal para la sala de correo, la administración y la oficina
jetStamp® 1025 sense
Escanee documentos y etiquételos directamente con un sello de entrada
El jetStamp 1025 sense combina un escáner de códigos de barras y la impresión directa en un solo dispositivo. Los documentos o códigos se pueden capturar primero y después etiquetar automáticamente con un sello o separador de correo entrante. Esto permite documentar rápidamente los documentos entrantes y asignarlos digitalmente.
✓ Escáner integrado para documentos y códigos
✓ Altura de impresión de hasta 25 mm
✓ Etiquetado automático de fecha y hora
✓ Ideal para salas de correo y procesos de documentos digitales
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Existe una alternativa moderna al clásico sello de fecha y recibo?
Sí, un sistema móvil de impresión directa sustituye por completo a los sellos mecánicos. La fecha, la hora y otros datos se generan automáticamente y se imprimen directamente en el documento, de forma limpia, legible y sin ajustes manuales.
¿Puede la impresión directa móvil sustituir por completo a un sello de entrada clásico?
Sí, la impresión directa móvil puede sustituir por completo a los sellos convencionales de fecha y recibo.
En lugar de sellos mecánicos, la huella se imprime directamente en el documento: claramente legible, siempre precisa y sin necesidad de ajustar manualmente la fecha o el texto.
Así se evitan desajustes, sellos borrosos o ajustes de fecha olvidados.
Esto garantiza una mayor eficacia y trazabilidad, especialmente en el buzón de autoridades, administraciones e instituciones públicas.
¿Se pueden imprimir automáticamente la fecha y la hora en la bandeja de entrada?
Sí, la fecha y la hora se generan automáticamente y no es necesario ajustarlas manualmente.
También puede integrarse:
- Número de expediente
- Números de tratamiento
- Etiquetado de departamentos
- Números consecutivos
Esto aumenta la fiabilidad del proceso en el correo entrante y reduce las fuentes de error.
¿Es la impresión de los documentos a prueba de manchas y permanentemente legible?
Sí, con la tinta adecuada a prueba de documentos (certificada), la impresión es permanentemente legible en papel y adecuada para documentos oficiales.
¿Puedo guardar varias plantillas de sellos para distintos departamentos?
Sí, se pueden guardar varias plantillas de sellos y seleccionarlas con flexibilidad a través de la pantalla integrada en el dispositivo.
Por ejemplo:
- Bandeja de entrada
- Autoridad de edificación
- Contraloría
- Oficina de orden público
- Departamento de personal
Esto permite utilizar el dispositivo de forma centralizada y ahorrar varios sellos individuales.
¿Es el aparato adecuado para el uso diario en la bandeja de entrada?
Sí, el dispositivo está diseñado para un uso habitual en entornos administrativos y de oficina.
Funciona:
- limpiar
- Bajo nivel de ruido
- preciso
- Sin cinta ni almohadilla de tinta
Esto la hace ideal para su uso permanente en bandejas de entrada o centros de procesamiento.
¿Puede integrarse fácilmente la impresión directa en los procesos existentes de recepción de correo?
Sí, la impresión directa móvil no requiere ninguna instalación compleja.
Sí que puede:
- puede utilizarse directamente en el lugar de trabajo
- Cambiar de departamento con flexibilidad
- puede utilizarse sin integración informática
Esto significa que la impresión directa puede integrarse en los flujos de trabajo existentes sin tener que cambiar los procesos.
¿Es la impresión a prueba de documentos y adecuada para las autoridades?
Sí, ofrecemos etiquetado certificado a prueba de documentos. La impresión cumple los criterios de prueba definidos en términos de durabilidad y legibilidad y es adecuada para documentos oficiales como:
- Sello de entrada
- Avisos
- Expedientes administrativos
- Documentos de archivo
Estaremos encantados de asesorarle sobre qué combinación está certificada para sus necesidades.
¿Existe una alternativa moderna al clásico sello de fecha y recibo?
Sí, un sistema móvil de impresión directa sustituye por completo a los sellos mecánicos. La fecha, la hora y otros datos se generan automáticamente y se imprimen directamente en el documento, de forma limpia, legible y sin ajustes manuales.
¿Puede la impresión directa móvil sustituir por completo a un sello de entrada clásico?
Sí, la impresión directa móvil puede sustituir por completo a los sellos convencionales de fecha y recibo.
En lugar de sellos mecánicos, la huella se imprime directamente en el documento: claramente legible, siempre precisa y sin necesidad de ajustar manualmente la fecha o el texto.
Así se evitan desajustes, sellos borrosos o ajustes de fecha olvidados.
Esto garantiza una mayor eficacia y trazabilidad, especialmente en el buzón de autoridades, administraciones e instituciones públicas.
¿Se pueden imprimir automáticamente la fecha y la hora en la bandeja de entrada?
Sí, la fecha y la hora se generan automáticamente y no es necesario ajustarlas manualmente.
También puede integrarse:
- Número de expediente
- Números de tratamiento
- Etiquetado de departamentos
- Números consecutivos
Esto aumenta la fiabilidad del proceso en el correo entrante y reduce las fuentes de error.
¿Es la impresión de los documentos a prueba de manchas y permanentemente legible?
Sí, con la tinta adecuada a prueba de documentos (certificada), la impresión es permanentemente legible en papel y adecuada para documentos oficiales.
¿Puedo guardar varias plantillas de sellos para distintos departamentos?
Sí, se pueden guardar varias plantillas de sellos y seleccionarlas con flexibilidad a través de la pantalla integrada en el dispositivo.
Por ejemplo:
- Bandeja de entrada
- Autoridad de edificación
- Contraloría
- Oficina de orden público
- Departamento de personal
Esto permite utilizar el dispositivo de forma centralizada y ahorrar varios sellos individuales.
¿Es el aparato adecuado para el uso diario en la bandeja de entrada?
Sí, el dispositivo está diseñado para un uso habitual en entornos administrativos y de oficina.
Funciona:
- limpiar
- Bajo nivel de ruido
- preciso
- Sin cinta ni almohadilla de tinta
Esto la hace ideal para su uso permanente en bandejas de entrada o centros de procesamiento.
¿Puede integrarse fácilmente la impresión directa en los procesos existentes de recepción de correo?
Sí, la impresión directa móvil no requiere ninguna instalación compleja.
Sí que puede:
- puede utilizarse directamente en el lugar de trabajo
- Cambiar de departamento con flexibilidad
- puede utilizarse sin integración informática
Esto significa que la impresión directa puede integrarse en los flujos de trabajo existentes sin tener que cambiar los procesos.
¿Es la impresión a prueba de documentos y adecuada para las autoridades?
Sí, ofrecemos etiquetado certificado a prueba de documentos. La impresión cumple los criterios de prueba definidos en términos de durabilidad y legibilidad y es adecuada para documentos oficiales como:
- Sello de entrada
- Avisos
- Expedientes administrativos
- Documentos de archivo
Estaremos encantados de asesorarle sobre qué combinación está certificada para sus necesidades.
Etiquetar documentos de forma eficaz, sin sellos ni etiquetas
Materiales adecuados para esta aplicación
Más información
Dependiendo de la superficie y de la tinta utilizada, son adecuados distintos materiales.
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