Marquer les documents et le courrier entrant depuis un appareil mobile
Imprimer directement sur les lettres, les formulaires et les documents entrants la date, l'heure, du texte ou un code-barres : une solution flexible, indélébile et sans étiquettes supplémentaires.
Les appareils de marquage mobiles REINER vous permettent d'apposer directement sur le papier la date de réception, l'heure, des remarques personnalisées et des codes lisibles par machine. Vous pouvez ainsi créer des tampons de réception classiques, des identifiants de service et des repères numériques à l'aide d'un seul appareil. Les étiquettes séparées, les intercalaires ou les multiples tampons individuels ne sont plus nécessaires.
Exigences au service du courrier et à l'administration
Pourquoi les solutions standard ne suffisent souvent pas
Les courriers, formulaires et documents entrants doivent être clairement identifiés dès leur réception. Il est important que toutes les informations soient bien lisibles, indélébiles et exploitables pour les étapes de traitement suivantes. Les imprimantes mobiles permettent un marquage uniforme directement sur le document. Outre la date et l'heure, il est également possible d'inclure dans l'impression des instructions de traitement, des informations sur le service ou des codes-barres.
Exigences typiques
- Enregistrer de manière fiable la date de réception et la date de traitement
- Attribuer des documents à un service ou à une personne compétente
- Ajouter des codes 1D ou 2D pour les systèmes en aval
- produire des empreintes conformes aux documents
- favoriser la mise en place de processus transparents et conformes aux exigences d'audit
Défis typiques
- Les tampons mécaniques ne peuvent être adaptés aux contenus variables que dans une mesure limitée
- Les étiquettes et les intercalaires doivent être préparés, stockés et classés correctement
- Les autocollants et le papier supplémentaire augmentent la consommation de matériel
- Les étiquettes peuvent alourdir le classement et l'archivage
Exemples d'étiquetage mobile de documents
Cas d'application de la pratique
Avis de réception
Pour permettre une attribution sans ambiguïté dans les processus en aval
Tampons encreurs sur les papiers, les lettres et les enveloppes
Cachet numérique de la boîte de réception pour des processus propres
Directement sur le document, sans passer par des outils supplémentaires
Avantages technologiques
Avec l'impression directe mobile, toutes les informations nécessaires sont imprimées directement sur le papier. Cela permet d'éviter de nombreuses étapes de travail requises lors de l'utilisation de tampons mécaniques, d'étiquettes et de intercalaires. La date et l'heure sont fournies par voie électronique. Différents modèles d'impression peuvent être enregistrés et sélectionnés en fonction du document, du service ou du cas d'utilisation.
Déroulement jusqu'à présent
Impression directe REINER mobile
plusieurs tampons pour différentes mentions
Date, heure, texte et code-barres dans un seul appareil
Préparer des étiquettes ou des intercalaires
images d'impression enregistrées disponibles de manière centralisée
consommation supplémentaire d'autocollants et de supports
seule l'encre comme consommable
textes de tampons prédéfinis
Sélectionner et personnaliser les contenus en toute flexibilité
Fonctions pour l'utilisation quotidienne des documents
Un marquage qui s'adapte à votre matériau
Caractéristiques supplémentaires :
- Codes à barres 1D et 2D
- encre certifiée indélébile
- Prise en charge des processus conformément à la norme BSI TR-03138 RESISCAN
- Fonction « Darkscan » pour le transfert automatique
Exemple pratique
Applications, expériences et conseils
La ville de Lüneburg traite quotidiennement un grand nombre de documents entrants par la voie postale classique. L'objectif était de rendre le courrier entrant plus efficace à l'aide du jetStamp® 1025 et de l'attribuer clairement aux bons services spécialisés.
résultat :
- Regroupement de plusieurs étapes de travail en une seule opération d'impression
- Réduction des tâches manuelles de tri et de préparation
- Attribution numérique automatique des documents
- Moins de travail dans le processus de numérisation et de classement
- Plus besoin d'étiquettes ou d'intercalaires
Marquages dans la pratique
Applications, expériences et conseils
Appareils adaptés à la boîte de réception, aux formulaires et aux documents
Notre solution
Les entreprises, les administrations et les prestataires de services utilisent l'impression directe REINER pour coder rapidement, proprement et de manière infalsifiable les documents dans leur boîte de réception ou dans leurs activités quotidiennes. Les appareils mobiles remplacent les tampons classiques et assurent un processus uniforme et professionnel.
jetStamp® 1025
Appliquer de manière flexible des cachets de réception et des marques de séparation
Le jetStamp 1025 permet d'apposer rapidement et de manière fiable des cachets de réception, des codes-barres, des dates ou des séparateurs sur les documents. Les documents entrants peuvent être codés directement à la réception, ce qui permet d'attribuer clairement les documents et de structurer les processus de travail.
✓ Hauteur d'impression jusqu'à 25 mm
✓ Fonction date et heure automatique
✓ Textes de tampons et caractéristiques de séparation personnalisés
✓ Idéal pour le service du courrier, l'administration et le bureau
jetStamp® 1025 sense
Scanner des documents et les marquer directement avec le tampon de la boîte de réception
Le jetStamp 1025 sense combine le lecteur de codes-barres et l'impression directe en un seul appareil. Les documents ou les codes peuvent d'abord être saisis, puis marqués automatiquement avec un tampon de courrier entrant ou un séparateur. Les documents entrants peuvent ainsi être rapidement documentés et classés numériquement.
✓ Scanner intégré pour les documents et les codes
✓ Hauteur d'impression jusqu'à 25 mm
✓ Identification automatique de la date et de l'heure
✓ Idéal pour les bureaux de poste et les processus documentaires numériques
Foire aux questions
FAQ
Existe-t-il une alternative moderne au timbre à date et au timbre d'entrée classiques ?
Oui, un système d'impression directe mobile remplace complètement les tampons mécaniques. La date, l'heure et d'autres indications sont générées automatiquement et imprimées directement sur le document - de manière propre, lisible et sans réglage manuel.
L'impression directe mobile peut-elle remplacer complètement un tampon d'entrée classique ?
Oui, l'impression directe mobile peut remplacer complètement les tampons encreurs traditionnels de date et de réception.
Au lieu d'utiliser des tampons mécaniques, l'empreinte est imprimée directement sur le document - de manière claire et lisible, avec une précision constante et sans réglage manuel de la date ou du texte.
Vous éviterez ainsi les erreurs de positionnement, les tampons flous ou les oublis d'ajustement de la date.
En particulier dans la boîte de réception des autorités, des administrations et des institutions publiques, cela garantit une plus grande efficacité et une meilleure traçabilité.
La date et l'heure de la boîte de réception peuvent-elles être imprimées automatiquement ?
Oui. La date et l'heure sont générées automatiquement et ne doivent pas être réglées manuellement.
En outre, il est possible d'intégrer
- Référence du dossier
- Numéros de traitement
- Identifications des départements
- numéros consécutifs
Cela augmente la sécurité du processus de réception du courrier et réduit les sources d'erreurs.
L'impression sur les documents est-elle indélébile et durablement lisible ?
Oui, avec l'encre indélébile appropriée (certifiée), l'empreinte est durablement lisible sur le papier et convient pour les documents officiels.
Puis-je enregistrer plusieurs modèles de tampons pour différents services ?
Oui, il est possible d'enregistrer différents modèles de tampons et de les sélectionner de manière flexible via l'écran intégré à l'appareil.
Par exemple
- boîte de réception
- Bureau de la construction
- Service du peignage
- Service d'ordre
- Service du personnel
L'appareil reste ainsi utilisable de manière centralisée et permet d'économiser plusieurs tampons individuels.
L'appareil est-il adapté à une utilisation quotidienne de la boîte de réception ?
Oui. L'appareil est conçu pour une utilisation régulière dans un environnement de bureau ou administratif.
Il travaille :
- propre
- silencieux
- précis
- sans ruban encreur ou tampon encreur
Il est donc idéal pour une utilisation permanente dans les bureaux de réception ou de traitement du courrier.
L'impression directe s'intègre-t-elle facilement dans les processus de courrier entrant existants ?
Oui. L'impression directe mobile ne nécessite pas d'installation complexe.
Il peut :
- être utilisés directement sur le lieu de travail
- passer d'un service à l'autre de manière flexible
- être utilisé sans intégration informatique
L'impression directe peut ainsi être intégrée dans les processus existants sans modification de ceux-ci.
L'empreinte est-elle indélébile et convient-elle aux autorités ?
Oui, nous proposons un marquage certifié indélébile. L'empreinte répond à des critères de test définis en termes de durabilité et de lisibilité et convient pour les documents officiels tels que :
- Cachet de la poste
- Notifications
- Actes administratifs
- Documents d'archives
Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller sur la combinaison certifiée la mieux adaptée à vos besoins.
Existe-t-il une alternative moderne au timbre à date et au timbre d'entrée classiques ?
Oui, un système d'impression directe mobile remplace complètement les tampons mécaniques. La date, l'heure et d'autres indications sont générées automatiquement et imprimées directement sur le document - de manière propre, lisible et sans réglage manuel.
L'impression directe mobile peut-elle remplacer complètement un tampon d'entrée classique ?
Oui, l'impression directe mobile peut remplacer complètement les tampons encreurs traditionnels de date et de réception.
Au lieu d'utiliser des tampons mécaniques, l'empreinte est imprimée directement sur le document - de manière claire et lisible, avec une précision constante et sans réglage manuel de la date ou du texte.
Vous éviterez ainsi les erreurs de positionnement, les tampons flous ou les oublis d'ajustement de la date.
En particulier dans la boîte de réception des autorités, des administrations et des institutions publiques, cela garantit une plus grande efficacité et une meilleure traçabilité.
La date et l'heure de la boîte de réception peuvent-elles être imprimées automatiquement ?
Oui. La date et l'heure sont générées automatiquement et ne doivent pas être réglées manuellement.
En outre, il est possible d'intégrer
- Référence du dossier
- Numéros de traitement
- Identifications des départements
- numéros consécutifs
Cela augmente la sécurité du processus de réception du courrier et réduit les sources d'erreurs.
L'impression sur les documents est-elle indélébile et durablement lisible ?
Oui, avec l'encre indélébile appropriée (certifiée), l'empreinte est durablement lisible sur le papier et convient pour les documents officiels.
Puis-je enregistrer plusieurs modèles de tampons pour différents services ?
Oui, il est possible d'enregistrer différents modèles de tampons et de les sélectionner de manière flexible via l'écran intégré à l'appareil.
Par exemple
- boîte de réception
- Bureau de la construction
- Service du peignage
- Service d'ordre
- Service du personnel
L'appareil reste ainsi utilisable de manière centralisée et permet d'économiser plusieurs tampons individuels.
L'appareil est-il adapté à une utilisation quotidienne de la boîte de réception ?
Oui. L'appareil est conçu pour une utilisation régulière dans un environnement de bureau ou administratif.
Il travaille :
- propre
- silencieux
- précis
- sans ruban encreur ou tampon encreur
Il est donc idéal pour une utilisation permanente dans les bureaux de réception ou de traitement du courrier.
L'impression directe s'intègre-t-elle facilement dans les processus de courrier entrant existants ?
Oui. L'impression directe mobile ne nécessite pas d'installation complexe.
Il peut :
- être utilisés directement sur le lieu de travail
- passer d'un service à l'autre de manière flexible
- être utilisé sans intégration informatique
L'impression directe peut ainsi être intégrée dans les processus existants sans modification de ceux-ci.
L'empreinte est-elle indélébile et convient-elle aux autorités ?
Oui, nous proposons un marquage certifié indélébile. L'empreinte répond à des critères de test définis en termes de durabilité et de lisibilité et convient pour les documents officiels tels que :
- Cachet de la poste
- Notifications
- Actes administratifs
- Documents d'archives
Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller sur la combinaison certifiée la mieux adaptée à vos besoins.
Marquer efficacement les documents - sans tampon ni étiquette
Matériaux adaptés à cette application
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Différents matériaux conviennent en fonction de la surface et de l'encre utilisée.
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