Marquer efficacement le courrier entrant, les formulaires & les documents
Documents entrants : cachet de la poste entrante et préparation pour le traitement numérique ultérieur en une seule étape
Marquer les processus basés sur le papier avec le tampon de réception et l'élément de séparation directement sur le document. Avec les appareils mobiles d'impression directe REINER, vous marquez votre courrier entrant avec la date, l'heure et le code-barres comme caractéristique de séparation lisible électroniquement. Plus besoin d'autocollants et de pages de séparation ! Cela améliore en outre vos valeurs CO2.
Obstacles à la réception du courrier
Pourquoi les solutions standard ne suffisent souvent pas
Dans le courrier entrant et dans la gestion interne des documents, les informations doivent être marquées rapidement, clairement et de manière compréhensible. Qu'il s'agisse d'un tampon de courrier entrant ou d'un élément de séparation pour l'archivage numérique, le marquage doit être flexible, propre et sûr en termes de processus. Nos appareils de marquage ne remplacent pas seulement plusieurs tampons manuels, ils produisent également des empreintes résistantes à l'essuyage et certifiées indélébiles.
Exigences typiques
- Cachet de la boîte de réception avec date et heure
- Affectation à des départements ou à des agents
- Marquage avec caractéristique de séparation (code-barres 1D ou 2D)
- marquage rapide
- inscription indélébile
- Respect des exigences en matière d'audit et de sécurité juridique
Défis typiques
- les processus de pointage manuels sont peu flexibles en termes de contenu
- les étiquettes préimprimées + les pages de séparation entraînent un surcroît de travail important
- moins d'espace dans les dossiers grâce aux étiquettes
- augmentation du CO² due à la consommation d'étiquettes (+support) et de papier supplémentaire
Exemples d'empreintes dans la boîte de réception & le poste de numérisation
Cas d'application de la pratique
Cachet de réception avec séparateur
Préparation pour le traitement numérique ultérieur (poste de numérisation)
Tampons encreurs sur les papiers, les lettres et les enveloppes
Cachet numérique de la boîte de réception pour des processus propres
Pourquoi l'impression directe plutôt que les étiquettes ou les tampons manuels ?
Avantages technologiques
Avec l'impression directe mobile, vous marquez les documents entrants - sans carrousel de tampons manuels, coussins encreurs, étiquettes ou pages de séparation. Grâce à la commande électronique, la sécurité du processus est accrue et aucun changement de date n'est oublié.
Solution classique
REINER impression directe
timbre manuel séparé nécessaire
un appareil pour la date, l'heure, le texte, le code-barres
Étiquettes ou côté de séparation nécessaire
tout directement sous forme de note de réception
utilisation de matériaux supplémentaires
imprimer directement sur papier
clichés de tampons fixes
contenu imprimé adaptable de manière flexible
peu de place dans le dossier/les archives
l'épaisseur des feuilles n'est pas influencée
Particularités techniques de l'impression directe REINER
Un marquage qui s'adapte à votre matériau
Caractéristiques supplémentaires :
- impressions claires et contrastées sur papier
- données variables (date, heure, numéro séquentiel, code-barres comme séparateur)
- système autarcique (connexion optionnelle au système ERP)
- encre certifiée indélébile
- Support BSI TR-Resiscan 03138
- Darkscan (redirection automatique)
- grande autonomie de la cartouche d'encre
Exemple pratique
Applications, expériences et conseils
La ville de Lüneburg traite quotidiennement un grand nombre de documents entrants par la voie postale classique. L'objectif était de rendre le courrier entrant plus efficace à l'aide du jetStamp® 1025 et de l'attribuer clairement aux bons services spécialisés.
résultat :
- Regroupement de plusieurs étapes de travail en une seule opération d'impression
- Réduction des tâches manuelles de tri et de préparation
- Attribution numérique automatique des documents
- Moins de travail dans le processus de numérisation et de classement
- Plus besoin d'étiquettes ou d'intercalaires
Marquages dans la pratique
Applications, expériences et conseils
Appareils adaptés à la boîte de réception, aux formulaires et aux documents
Notre solution
Les entreprises, les administrations et les prestataires de services utilisent l'impression directe REINER pour coder rapidement, proprement et de manière infalsifiable les documents dans leur boîte de réception ou dans leurs activités quotidiennes. Les appareils mobiles remplacent les tampons classiques et assurent un processus uniforme et professionnel.
jetStamp® 1025
Appliquer de manière flexible des cachets de réception et des marques de séparation
Le jetStamp 1025 permet d'apposer rapidement et de manière fiable des cachets de réception, des codes-barres, des dates ou des séparateurs sur les documents. Les documents entrants peuvent être codés directement à la réception, ce qui permet d'attribuer clairement les documents et de structurer les processus de travail.
✓ Hauteur d'impression jusqu'à 25 mm
✓ Fonction date et heure automatique
✓ Textes de tampons et caractéristiques de séparation personnalisés
✓ Idéal pour le service du courrier, l'administration et le bureau
jetStamp® 1025 sense
Scanner des documents et les marquer directement avec le tampon de la boîte de réception
Le jetStamp 1025 sense combine le lecteur de codes-barres et l'impression directe en un seul appareil. Les documents ou les codes peuvent d'abord être saisis, puis marqués automatiquement avec un tampon de courrier entrant ou un séparateur. Les documents entrants peuvent ainsi être rapidement documentés et classés numériquement.
✓ Scanner intégré pour les documents et les codes
✓ Hauteur d'impression jusqu'à 25 mm
✓ Identification automatique de la date et de l'heure
✓ Idéal pour les bureaux de poste et les processus documentaires numériques
Foire aux questions
FAQ
Existe-t-il une alternative moderne au timbre à date et au timbre d'entrée classiques ?
Oui, un système d'impression directe mobile remplace complètement les tampons mécaniques. La date, l'heure et d'autres indications sont générées automatiquement et imprimées directement sur le document - de manière propre, lisible et sans réglage manuel.
L'impression directe mobile peut-elle remplacer complètement un tampon d'entrée classique ?
Oui, l'impression directe mobile peut remplacer complètement les tampons encreurs traditionnels de date et de réception.
Au lieu d'utiliser des tampons mécaniques, l'empreinte est imprimée directement sur le document - de manière claire et lisible, avec une précision constante et sans réglage manuel de la date ou du texte.
Vous éviterez ainsi les erreurs de positionnement, les tampons flous ou les oublis d'ajustement de la date.
En particulier dans la boîte de réception des autorités, des administrations et des institutions publiques, cela garantit une plus grande efficacité et une meilleure traçabilité.
La date et l'heure de la boîte de réception peuvent-elles être imprimées automatiquement ?
Oui. La date et l'heure sont générées automatiquement et ne doivent pas être réglées manuellement.
En outre, il est possible d'intégrer
- Référence du dossier
- Numéros de traitement
- Identifications des départements
- numéros consécutifs
Cela augmente la sécurité du processus de réception du courrier et réduit les sources d'erreurs.
L'impression sur les documents est-elle indélébile et durablement lisible ?
Oui, avec l'encre indélébile appropriée (certifiée), l'empreinte est durablement lisible sur le papier et convient pour les documents officiels.
Puis-je enregistrer plusieurs modèles de tampons pour différents services ?
Oui, il est possible d'enregistrer différents modèles de tampons et de les sélectionner de manière flexible via l'écran intégré à l'appareil.
Par exemple
- boîte de réception
- Bureau de la construction
- Service du peignage
- Service d'ordre
- Service du personnel
L'appareil reste ainsi utilisable de manière centralisée et permet d'économiser plusieurs tampons individuels.
L'appareil est-il adapté à une utilisation quotidienne de la boîte de réception ?
Oui. L'appareil est conçu pour une utilisation régulière dans un environnement de bureau ou administratif.
Il travaille :
- propre
- silencieux
- précis
- sans ruban encreur ou tampon encreur
Il est donc idéal pour une utilisation permanente dans les bureaux de réception ou de traitement du courrier.
L'impression directe s'intègre-t-elle facilement dans les processus de courrier entrant existants ?
Oui. L'impression directe mobile ne nécessite pas d'installation complexe.
Il peut :
- être utilisés directement sur le lieu de travail
- passer d'un service à l'autre de manière flexible
- être utilisé sans intégration informatique
L'impression directe peut ainsi être intégrée dans les processus existants sans modification de ceux-ci.
L'empreinte est-elle indélébile et convient-elle aux autorités ?
Oui, nous proposons un marquage certifié indélébile. L'empreinte répond à des critères de test définis en termes de durabilité et de lisibilité et convient pour les documents officiels tels que :
- Cachet de la poste
- Notifications
- Actes administratifs
- Documents d'archives
Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller sur la combinaison certifiée la mieux adaptée à vos besoins.
Existe-t-il une alternative moderne au timbre à date et au timbre d'entrée classiques ?
Oui, un système d'impression directe mobile remplace complètement les tampons mécaniques. La date, l'heure et d'autres indications sont générées automatiquement et imprimées directement sur le document - de manière propre, lisible et sans réglage manuel.
L'impression directe mobile peut-elle remplacer complètement un tampon d'entrée classique ?
Oui, l'impression directe mobile peut remplacer complètement les tampons encreurs traditionnels de date et de réception.
Au lieu d'utiliser des tampons mécaniques, l'empreinte est imprimée directement sur le document - de manière claire et lisible, avec une précision constante et sans réglage manuel de la date ou du texte.
Vous éviterez ainsi les erreurs de positionnement, les tampons flous ou les oublis d'ajustement de la date.
En particulier dans la boîte de réception des autorités, des administrations et des institutions publiques, cela garantit une plus grande efficacité et une meilleure traçabilité.
La date et l'heure de la boîte de réception peuvent-elles être imprimées automatiquement ?
Oui. La date et l'heure sont générées automatiquement et ne doivent pas être réglées manuellement.
En outre, il est possible d'intégrer
- Référence du dossier
- Numéros de traitement
- Identifications des départements
- numéros consécutifs
Cela augmente la sécurité du processus de réception du courrier et réduit les sources d'erreurs.
L'impression sur les documents est-elle indélébile et durablement lisible ?
Oui, avec l'encre indélébile appropriée (certifiée), l'empreinte est durablement lisible sur le papier et convient pour les documents officiels.
Puis-je enregistrer plusieurs modèles de tampons pour différents services ?
Oui, il est possible d'enregistrer différents modèles de tampons et de les sélectionner de manière flexible via l'écran intégré à l'appareil.
Par exemple
- boîte de réception
- Bureau de la construction
- Service du peignage
- Service d'ordre
- Service du personnel
L'appareil reste ainsi utilisable de manière centralisée et permet d'économiser plusieurs tampons individuels.
L'appareil est-il adapté à une utilisation quotidienne de la boîte de réception ?
Oui. L'appareil est conçu pour une utilisation régulière dans un environnement de bureau ou administratif.
Il travaille :
- propre
- silencieux
- précis
- sans ruban encreur ou tampon encreur
Il est donc idéal pour une utilisation permanente dans les bureaux de réception ou de traitement du courrier.
L'impression directe s'intègre-t-elle facilement dans les processus de courrier entrant existants ?
Oui. L'impression directe mobile ne nécessite pas d'installation complexe.
Il peut :
- être utilisés directement sur le lieu de travail
- passer d'un service à l'autre de manière flexible
- être utilisé sans intégration informatique
L'impression directe peut ainsi être intégrée dans les processus existants sans modification de ceux-ci.
L'empreinte est-elle indélébile et convient-elle aux autorités ?
Oui, nous proposons un marquage certifié indélébile. L'empreinte répond à des critères de test définis en termes de durabilité et de lisibilité et convient pour les documents officiels tels que :
- Cachet de la poste
- Notifications
- Actes administratifs
- Documents d'archives
Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller sur la combinaison certifiée la mieux adaptée à vos besoins.
Marquer efficacement les documents - sans tampon ni étiquette
Matériaux adaptés à cette application
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Différents matériaux conviennent en fonction de la surface et de l'encre utilisée.
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